事務員さんにホームページの管理を頼むときの注意点と育成ノウハウ

業界や業種によっては「パソコンを扱える人が貴重」なこともあるでしょう。例えば、バックオフィス系の業務や事務系の作業を行う事務員さん以外は、パソコンに不慣れで苦手意識を持ったりしがちです。

そのため、何らかの理由でホームページを管理する人が不在になると、他の事務員さんに管理を任せたいと考えることもあるかもしれません。トラブルやリスクを避けるためにも、上司や管理職として、事務員さんにホームページの管理を任せる場合に何を理解し、把握しておくべきか見ておきましょう。

今回は上司として「ホームページの管理を頼むとき」に知っておくべきこと、ホームページの管理を兼業してもらいたい時に整えるべき環境や機材、兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時に陥りがちな状況と注意点、そして兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時の育成ノウハウについてお話します。

上司として「ホームページの管理を頼むとき」に知っておくべきこと

はじめに上司として「ホームページの管理を頼むとき」に知っておくべきことについて解説します。

ホームページの管理は「簡単」と「難しい」が混在している

今の時代はパソコンが苦手でもスマートフォンやタブレットでホームページを閲覧できます。そして、上司や管理職がホームページの管理や更新について検索しようとすると「簡単そうだ」と感じてしまいがちです。

実際にはホームページの管理は簡単と難しいが混在しており、確かにパソコンの操作さえできれば簡単な部分があるのも事実です。しかし、ホームページを表示するための仕組みを理解していないと、思ったような形でホームページを表示することはできません。

ただし、昨今ではWordPressのようなCMSを利用することで、マウスやキーボード操作のみでコンテンツやページを生成することも可能です。上司や管理職側が「何が簡単で、何が難しいか」を把握した上で、ホームページ管理や更新をどこまで任せるかをしっかりと精査しましょう。

ほとんどすべての作業をパソコンで行えるが、スキルや経験、知識で対応できる範囲が異なる

ホームページの管理は基本的にほとんどすべての作業をパソコンで行えます。ただし、前項でもお伝えしたように簡単な部分と難しい部分があり、スキルや経験、知識で対応できる範囲が異なることを覚えておきましょう。

極端なことを言えば、乗用車の運転はできても、大型トラックやバスなどの運転ができるとは限りませんし、電車や飛行機も運転できるだろうと考えることはありません。これらは上司や管理職側の無理解であることが原因でもあるため、なるべくなら事務員さんに依頼する前に、ホームページ管理や更新にはどのようなスキル、知識、経験が必要なのか見極めておくことをおすすめします。

パソコンを使える＝ITやWebに強い、とは限らない

一般的な企業や組織でパソコンを使うシーンと言えば、社内や組織内の基幹システムでの作業、オフィス系の資料やドキュメントの作成、スプレッドシートや表計算、メールやチャットなどが挙げられます。どれもパソコンが苦手な人から見れば同じように見えますが、必ずしもオフィス系の業務ができるからといって、ITやWebに強いとは限らないという前提でいましょう。

言い換えれば、アプリやソフトウェアは、求める結果に対して機能や仕組みが作られているため「やったことのない作業や業務」まで対応可能になるとは限らないということです。ホームページ管理について言えば、ブラウザや画像および写真の編集ソフト、必要に応じてFTPなどのアプリがありますが、これらを日常的に利用する業界や業種でなければ、使い方を知らなくても当たり前と言えます。

確かにパソコンは何でもできるイメージが強いですが、通常のオフィスワークでの作業とホームページ管理、ITやWebとは切り離して考えることが大切です。

ホームページ管理の見える部分と見えない部分を把握することが重要

ホームページ管理においては、表示されるホームページの情報やデザインの他、ドメインやサーバー、メール、各種プログラミング言語など、見えない部分がたくさんあります。逆に言えば、見えない部分はわかりませんから、表示されている部分だけを見て、簡単そうだと感じてしまうこともあり得るということです。

上司や管理職として見えない部分についての知識を把握することが重要であり、自分自身が知らない、わからないような状況であれば、無理に事務員さんに任せるのではなく、専門家に外部委託することを検討してください。特にドメイン、サーバー、CMSなどのシステム的な部分やセキュリティに関する部分の理解が浅いままですと、サイバー攻撃による被害、脅威、リスクを避けることができません。セキュリティインシデントが発生した場合、社会的な信用を失うとともに、顧客やユーザーを失うことも覚えておきましょう。

上司や管理職の「思いつき」や「思い込み」で進めないことを意識すべき

「前の事務員の◯◯さんができたから、同じ事務員の△△さんもできるだろう」という思いつきや思い込みで進めないことを意識しましょう。もちろん、ホームページ管理やIT、Webについては、パソコンをある程度使えて、学習する時間があれば習得できる知識やスキル、経験やノウハウでもあります。しかし、知らないことをいきなりトップダウンでやれと言われても不可能ですし、その上で結果が出ないと怒られてしまえば退職や離職につながってしまいます。

結果的に事務員さんが次々と辞めてしまうような状況は、上司や管理職としても責任問題になるでしょう。他の作業や業務、自社の本業やコアな仕事と同様に、最初は誰でも初心者、経験がない人は学ぶ必要があることを忘れないでください。

一番重要なのは「Web人材を育てる」という視点を持つことです。実際にDXの推進が注目される中、ホームページ管理というDXやWebマーケティングの入り口の部分は自社で対応できるようにしておくべきだからです。即戦力というようなイメージを持つのではなく、中長期的、将来的な視点で人材を大切に育てるという意識を持ちましょう。

ホームページの管理を兼業してもらいたい時に整えるべき環境や機材

次にホームページの管理を兼業してもらいたい時に整えるべき環境や機材について解説します。

なるべく性能：スペックの高いパソコン＋最新のOSやソフトウェア

ホームページの管理を兼業してもらいたい場合、まずは利用するパソコンのスペックを確認しましょう。古いOSやソフトウェアが稼働すれば良いというような性能ですと、セキュリティ的に危険ですし、作業ペースも遅くなってしまうからです。

ものすごく高いパソコンは不要ですが、最低でも最新のOSやソフトウェアが過不足なく動くスペックを選ぶようにすることをおすすめします。目安としてはWindows11やMacOSの最新版がスムーズに動く性能、将来的に画像や動画編集をするのであれば、それらのソフトウェアの推奨する性能：スペックにしておくと良いでしょう。

その上で最新のOS、最新のソフトウェアへのアップグレードやバージョンアップを行います。また、必要に応じてネットワーク機器やスマートフォン、タブレット、カメラなどのデバイスについても新調しておくことをおすすめします。

ネットワークやセキュリティの安全性を確保

ホームページの管理や更新は基本的にオンラインであり、インターネットとつながる状態が必須です。そのため、ネットワークやセキュリティの安全性を確保することも忘れてはいけません。特に社内にサーバーを設置している場合など、他の機密情報や個人情報、または基幹システムが同じサーバー上にある場合、ホームページの管理や更新の不備でセキュリティインシデントが発生する可能性が高まります。

社内や組織内につながるネットワーク、システム、アプリなど、認証や制限についても設定しておき、外部からのサイバー攻撃に備えておくことをおすすめします。また、昨今ではリモートワークやテレワークなど、一時的でも自宅から作業や業務を行うことも増えてきました。安易に自宅や私物のデバイスを使わせてしまうのはセキュリティ的に危険ですし、サイバー攻撃による被害を検知しにくくなるので、なるべくなら避けるべきです。

その他、ドメインやレンタルサーバー、もしくはWordPressのようなCMSなど、ブラウザベースでアクセスできる管理画面やコントロールパネルへのログインも注意が必要です。IDとパスワードさえあれば誰にでもログインできる状態にしないこと、もしわからなければ専門家に相談して、セキュリティを強化することが大切です。

ホームページ管理と本業・コアな業務の切り離しや作業配分の見直し

事務員さんにホームページ管理を兼業で任せるのであれば、今までの業務や作業からの切り離しや作業配分の見直しも行いましょう。間違っても「今までの仕事も減らさず、兼業させる」ようなことをしてはいけません。同様に「残業時間を増やす」「休日出勤させる」といったようなブラックなことも避けるべきでしょう。

まずは事務員さんがホームページ管理に集中できる職場環境を整えること、相談があればしっかりと聞いて、一緒に課題や問題を解決することを重視してください。少しずつでも理解が深まり、できることが増えてくると、任せられる範囲が増えてきますし、次に何を任せるべきかも把握しやすくなります。

ただし、人材不足、または属人化しているような状況ですと、兼業とはいえ他の業務もおろそかにできないというケースもあるでしょう。そういった場合は無理に進めず、事務の人材を確保するか、事務とWebの兼業が可能な人材を確保するなど、人員的の悩みを解消することに注力すべきです。

ホームページの管理に関する重要性や必要性の周知徹底

ホームページ管理の重要性や必要性の周知徹底も重要です。特にホームページ管理や更新は学ぶ部分が多いこと、学んだ後もアップデートしていく部分が多いこと、そして何よりも「成果が見えにくい」ことが挙げられます。そのため、他のコアな業務や本業など、利益や売上につながる仕事をしている人から見ると、遊んでいるように見えてしまうこともあるのです。

もちろん、数ヶ月、数年も結果や成果が出せなければ問題ですが、WebマーケティングやSEOの知識を学び、スキルを身につけることで、自社の利益や売上が将来的にアップすることは、他の従業員にとってもマイナスではありません。しっかりと周囲が理解していくことで、作業もしやすくなりますし、業務に集中することにもつながります。また、ゆくゆくは他の事務員さんや従業員においても、ITやWebのスキルを身につけてもらうことで、デジタル化やオンライン化、自動化が進みやすくなります。

すなわち、DXの推進が実現できるということでもありますので、ホームページ管理を通じてITやWebの標準化やマニュアル化、Web人材の育成も視野にいれておくことをおすすめします。

ホームページ管理に関する時間や金銭の投資も忘れずに

ホームページの管理に関する情報はインターネット上にたくさんあるため「無料で学べるだろう」と誤解しがちです。もちろん、無料でも学べる部分はありますが、必要に応じて書籍の購入や有料サービスによる学習など、金銭による投資も行いましょう。同様に学ぶ時間や考える時間など、時間についてもしっかりと投資・コストを支払うことをおすすめします。

特にホームページを長い間放置してしまい、正しい情報が記載されていない、または検索エンジンからの評価が低い場合など、無料で情報を集めるよりも、有料でしっかりとした情報や学習をした方が効率的ですし、新鮮で新しい技術や考え方に触れることができるので安心です。

書籍については企業や組織としての財産にもなりますし、HTMLやCSSを学ぶオンラインの授業や講義なども、最初の段階は無料で試せるものも多いので、必要に応じて他の従業員にも学べる体制にしておけば、Web人材の育成もしやすくなるでしょう。

兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時に陥りがちな状況と注意点

次に兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時に陥りがちな状況と注意点について解説します。

結果が出ない、伴わないことによる放置や挫折

ホームページの管理を兼業として頼んだ場合、すぐには結果が出ない、伴わないために放置や挫折をしてしまうケースがあります。何度かお話しているように、ホームページやIT、Webの知識やスキルは時間をかけなくては身に付きませんし、身に付いても結果や成果につながるまではさらに時間が必要です。

しかし、上司や管理職、周囲の理解があるとしても、巻かされた担当者自身が挫折したり、ストレスで心身を壊してしまったりすることも考えられます。実際に不慣れでよくわからない作業や業務を任されれば、誰でも不安になりますし、成長も含めて実感がなければ心が病んでしまっても仕方ありません。

なるべく最初の段階から結果や成果について気にしすぎないように指示しておくこと、難しいことや今までやったことのないことだから大変であることを理解してもらい、時間がかかっても大丈夫な環境の整備を行うことが大切です。

本業やコアな業務への影響、職場環境の悪化

もし、人材不足のまま、もしくは担当者が属人化した状態のまま兼業にしてしまうと、本業やコアな業務へのネガティブな影響が発生することがあります。その他にも他の従業員に業務や作業が過剰に配分されることになれば、職場環境がギスギスとしいてしまい、ネガティブな状態に悪化してしまうこともあるでしょう。

これらは理解や周知徹底だけではクリアできる問題ではないので、上司や管理職の立場から、人員の確保や作業配分の見直しをするなど、権限を持つ人が解決していくことが重要です。場合によっては、前述したように人が揃うまで、時間の余裕が生まれるまではホームページの管理や更新を専門家に任せること、人材が雇用できるまでの時間稼ぎ、リソースの確保を行うことをおすすめします。

担当者の離職や退職についても充分に注意すること

業界や業種によっては、事務の作業や本業、コアな業務が好きで就職している人もいます。極端なことを言えば、パソコンはある程度使えるけれども、ITやWebが得意でない、本来やりたい仕事ではないと判断されてしまうこともあるということです。

事前にしっかりとヒアリングを行いつつ、業務を任せた段階から様子をチェックすること、悩みや相談を聞くことなど、担当者の離職や退職につながらないように配慮しましょう。また、人によっては従来の仕事が貯まってしまうことで、無理をしてでも兼業で両立させようとしてしまうケースもあります。もちろん、繁忙期や一時的に忙しい時は手伝ってもらうことも重要ですが、頼りになるからと安易に仕事量を増やさないこと、逆に頼った結果、ホームページの管理や学習が放置および疎かにならないようにすることを意識しましょう。

上司や管理職の無理な目標設定を押し付けないことも大事

一般的な事務員さんの業務、作業ですと、一日、一週間、一ヶ月など、ある程度の作業量が決まっています。もちろん、季節や時節、シーズンなどで増減すること、繁忙期や閑散期はあるかもしれませんが、おおよその目安がわかり、自分のペースを作りやすい職種と言えます。そのため、兼業でもホームページ管理や更新の担当となったタイミングで、今までとは違った目標や求められる結果・成果に切り替わると、非常に大変でストレスになりがちです。

上司や管理職として、または周囲の従業員としての理解があれば別ですが、もし、ITやWebに疎いまま、無理な目標設定を押し付けてはいけないということです。例えば、現在のアクセスを◯◯倍にする、ホームページ経由の問い合わせや注文を◯◯倍にする、これらを1ヶ月単位で増やしていくなど、数字で安易に無茶を言わないようにしましょう。

同時に無理で無茶な目標設定をしないためにも、上司や管理職、その上役や経営陣においても、ITやWeb、ホームページ管理の難しさや大変さも理解してもらうべきと言えます。言い換えれば、上司や管理職自身が、上からの無茶や無理を受け止めすぎず、上から下に指示を出すだけにならないようにすべきということでもあります。できるのか、できないのかだけでなく、達成可能かどうか、自分自身で対応できる数値や目標かを見極めると良いでしょう。

よそはよそ、うちはうちという感覚と中長期的な施策であることを重視

ホームページ管理や更新を任せる中、情報収集をしていると同業他社やライバル企業が検索結果の1位や上位、1ページ目に表示されていてうらやましくなることもあるでしょう。すると、無茶で無理な発想に陥りがちですので、よそはよそ、うちはうちという感覚を大切にしてください。同業他社やライバル企業が自社よりも早い段階でSEOやWebマーケティングに注力した結果であると理解し、後発でも少しずつ、検索結果の上位にくみこめるよう、中長期的な施策であると考えると良いでしょう。

実際に最初はホームページの簡単な修正、少しずつ公式情報の発信、Webマーケティング、コンテンツマーケティング、インバウンドマーケティングなど、段階的に施策を進めていくことで、着実に結果は伴っていきます。慌てず、騒がず、少しずつゆっくりとすすめるべき業務であると覚えておくことが重要です。

兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時の育成ノウハウ

次に兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時の育成ノウハウについて解説します。

まずは二人以上でホームページ管理や更新をする体制を整える

事務員さんやバックオフィス系業務の方に兼業でホームページ管理を頼む場合、まずは二人以上で対応する体制を整えましょう。他の事務員さんや従業員が難しければ、上司や管理職自身が積極的にホームページ管理や更新に参加するのがおすすめです。

現実問題として、ホームページ・ドメイン・URL・コンテンツなどなど、オンラインで全世界に向けて情報発信をするため、可能であれば権限や役職がある方が全容を把握すべき事柄でもあると言えます。実際にセキュリティインシデントが起きた場合、上司や管理職として、知らなかった、わからなかったでは済まされません。もしくは、情報システム部やセキュリティ担当が配属されているのであれば、そちらと連携や連動してもらうことで技術的な部分のサポートやアドバイスも受けられるようになるので安心です。

その他、二人以上の体制にすることで、作業分担しつつ、育成するノウハウや環境も整っていきます。属人化しにくくなること、業務標準化やマニュアル化しやすくなるのも利点です。

実務に入った段階で足りない部分や不要だった部分を洗い出す

事務職からホームページ管理担当になった場合、実務で対応した時点でようやく「わからないこと、できないこと」が見えてくることもあります。その時点で報告・連絡・相談を必ずしてもらうこと、わからないことやできないことを担当者だけで進めさせないことを守ってもらいましょう。例えば、WordPressの設定をミスした、もしくはサーバーの権限を変更したなど、操作的には簡単でもホームページが表示されなくなったり、サイバー攻撃による被害を受けたりする可能性が高まってしまいます。

特に担当者自身が学習できる段階に入ってくると、情報収集をしながら、いろいろなことを試したくなることが多いです。簡単そうな操作、コピーアンドペーストのみなど、甘く見てしまうと元に戻せないこともありますので充分に注意してもらいましょう。同時に、作業した内容、作業した手順、入力や変更した箇所など、なるべくメモに残してもらうようにしておき、後から見て元に戻せるようバックアップを取ることなども早い段階で学んでもらうと良いでしょう。

できることは自社対応：内製、できないことは徹底的に外部委託する

事務員さんの性格、スキル、知識、経験によっては、できることとできないことがはっきりしてきます。できることは自社対応、できないことは外部委託にすることを徹底しましょう。

特にCMSやサーバーのセキュリティについては、会社の信用にネガティブな影響を与えるセキュリティインシデントが発生することもあるため、早い段階で専門家に外部委託した方が非常に安心です。

ある程度、知識やスキルが身に付いてきて、コンテンツマーケティングやWebマーケティングに挑戦する段階になった時も、セキュリティに不安を感じることなく、かつカスタマイズに関するアドバイスやサポートを受けやすいのも利点と言えます。

言い換えれば、できない、わからない段階で専門家とつながっておかないと、結果的に放置されてしまったり、危険な状態でホームページが公開されてしまったりしますので「なるべく無料で」という考えではなく「最低限必要な投資」として、ホームページの管理に強い外部委託先とつながっておくことをおすすめします。

目標は小さく、到達できる数値設定で着実かつコツコツと成長させる

育成に関しては、業界や業種ごとの作業や業務と同じであり、少しずつ、簡単なことから、着実に覚えてもらえる体制を整えましょう。目標の設定についても、最初は既存の文書や画像の差し替えや修正、次に新しい記事やコンテンツの制作および企業としての情報発信、サイバー攻撃やセキュリティに関する情報収集と対策、手元のパソコンやデバイスの安全性の確保など、ある程度区切りながら覚えてもらったり、情報収集して学んでもらったりすることをおすすめします。

なるべくなら、学んだことを上司や管理職も学ぶこと、教えてもらうことで、ITやWebに関する理解が深まるようになります。二人以上の体制で進めて入れば、それだけでもWeb人材が二人以上育っていくことにもなりますので、少しずつ着実に知識・ノウハウ・スキルを身に付けてもらえるよう進めていきましょう。

半年、一年程度経過したら、マニュアル化や他の人材に教育できる環境を整える

設定した目標を達成したタイミングや半年および一年程度など、一定の期間でマニュアル化や育成環境の構築を進めていきましょう。他の業務や作業と同じく、誰にでも対応できるようにしていくことで、デジタル化やオンライン化がしやすくなり、新しい技術も導入しやすくなるからです。

極端なことを言えば、従業員全体がセキュリティやIT、Webに強くならないとサイバー攻撃は防げませんし、DX推進も実現できません。得手不得手や苦手意識を持ちすぎず、誰にでもできるようにしていくこと、もちろん上司や管理職自身も詳しくなっていくことを意識してみましょう。

昨今の世界情勢や様々な状況下において、デジタル化やオンライン化が進められたか否かが、企業や組織としての存続を決めていることもあるため、ホームページ管理や更新から、ITやWebを受け入れていくこと、その先の技術を手に入れるというイメージを持つことをおすすめします。

まとめ：管理者（上司）自身も積極的にITやWebに関する知識・経験を蓄積していこう

今回は上司として「ホームページの管理を頼むとき」に知っておくべきこと、ホームページの管理を兼業してもらいたい時に整えるべき環境や機材、兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時に陥りがちな状況と注意点、そして兼業によるホームページの管理や更新を頼んだ時の育成ノウハウについてお話しました。

事務員さんに無理をさせないためにも、まずは上司や管理職側がITやWebに関する知識、経験、ノウハウを蓄積し「できること、できないこと」を見極めながら、少しずつ成長する体制を整えましょう。その上で専門家に任せるべきだと判断した部分については、迷わず外部委託することをおすすめします。

当社「リップルネット」では、月々14,300円（税込）でホームページの管理や更新に対応しております。簡単な修正や月ごとの更新程度であれば、パッケージの一部として対応できますので手間もありません。事務員さんに任せたいがセキュリティ面が不安、または知識やノウハウが蓄積されるまでは専門家のサポートやアドバイスを受けたいという場合に最適ですので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が事務員さんにホームページの更新や管理を頼んでも大丈夫かお悩みの方のお役に立てれば幸いです。